Duren de vergaderingen op jouw school ook eindeloos, zelfs in Teams, Google Meet of Zoom? Dwalen jij en je collega’s regelmatig af en weet niemand wat er nou precies besloten is? Tijd om de bezem door deze vergadergewoontes te halen! Geen beter moment hiervoor dan het begin van het nieuwe jaar. Nu online proberen, straks na corona live in de teamkamer.
1. Wees kritisch
Bekijk kritisch wie je uitnodigt voor de vergadering. Is echt het hele team hiervoor nodig? De hele vergadering lang? Of is overleg in klein comité bij dit onderwerp efficiënter?
2. Duidelijke agenda
Zorg dat er een duidelijke agenda is. Daar staan niet alleen de onderwerpen op, maar ook wat het doel van de bespreking is. Bijvoorbeeld:
- Nieuwe rekenmethode, inventarisatie van de wensen.
- Nieuw rapport, stemmen over balletjessysteem of cijfers.
- Sollicitatieprocedure nieuwe ib’er: informeren over de status.
3. Tijd
Vermeld ook hoeveel tijd het onderwerp maximaal in beslag mag nemen.
4. Voorzitter
Benoem een voorzitter die de vergadering leidt en de doelen en tijd bewaakt.
5. Notulen
Laat notulen maken. Besteed hierin vooral aandacht aan de besluitenlijst en actielijst.
6. Leg het proces uit
Bij het nemen van beslissingen: leg het proces uit. Waar komt de informatie vandaan? Hoe wordt het besluit genomen? Door wie? Niet bij elk besluit hoeft iedereen betrokken te zijn, als mensen maar begrip hebben voor het proces van de besluitvorming.
7. Kleine teams
Wil je dat iedereen zijn ideeën kwijt kan in de vergadering? Dat niet steeds dezelfde personen het woord hebben? Maak kleine teams in breakout rooms en laat mensen eerst samen over een vraag of opdracht nadenken. Kom daarna met het hele team bij elkaar. Herkenbaar? Inderdaad: coöperatief vergaderen – gebaseerd op de coöperatieve werkvormen.
